1. Не ждите у моря погоды
Рабочий цикл перевозчика всегда начинается с поиска предложений по загрузке. Предлагаем несколько основных путей.
Во-первых, объявите своим коллегам, что у вас свободный транспорт. Не все с радостью поделятся проверенными контактами, но если кто-нибудь откликнется, то вам повезло вдвойне! У вас есть хороший друг и надежный партнер.
Второй путь более распространенный – электронная транспортная биржа. К этому виртуальному инструменту не все еще привыкли и продолжают относиться с некоторым недоверием. По мнению экспертов и перевозчиков, активно использующих этот вариант, транспортные биржи заслуживают доверия хотя бы потому, что на серьезных площадках постоянно ведется «отбраковка» проштрафившихся участников (перевозчиков и экспедиторов) и тех, кто не сумел убедить оферента биржи в своей порядочности. С другой стороны, подозрительно дешевые услуги биржи и относительно простая регистрация могут свидетельствовать о недостаточном уровне безопасности.
Третий – транспортные выставки и другие мероприятия транспортной отрасли. Для многих перевозчиков участие в них – почти единственный шанс увидеть своего будущего партнера и познакомиться с ним. Важно: даже найдя хорошего партнера и успешно работая с ним, планируйте встречи минимум 1-2 раза в год. Не жалейте времени! Заказывайте визу, билет и встречайтесь, расходы окупятся с лихвой. Личные встречи удивительным образом укрепляют бизнес-контакты.
Четвертый путь – сделать эффектную рекламу своих услуг на своем же автомобиле. Рейтинг просмотра вашего объявления будет сопоставим с рейтингом каналов телевидения в прайм-тайм, только обойдется дешевле. Важно: следите за внешним видом ваших автомобилей. Опыт свидетельствует о том, что реклама на чистом автомобиле имеет двойной эффект!
2. Не торопитесь
Потенциального партнера (заказчика перевозки) обязательно нужно проверить. Особенно если вам все в нем нравится. Начните с того, что попросите его выслать вам регистрационные и учредительные документы (обязательно приказ о назначении директора и копию его паспорта). Во-вторых, попросите у потенциального партнера рекомендации транспортных фирм с их телефонами. Желательно проверить компанию в национальных реестрах юридических лиц (компаний). Их мнение стоит денег (в среднем около 10 долларов), но оно достаточно авторитетно. И только после этого изучите и подпишите договор.
3. Не стесняйтесь
Получая первую загрузку у нового партнера, не стесняйтесь продиктовать свои условия оплаты. В начале сотрудничества речи не может быть об отсрочке в 30-45 дней. Старайтесь свести ожидание до 7-14 дней, и то только в случае недорого рейса. В идеале воспользуйтесь популярной ныне схемой, когда оплата за рейс происходит по прибытии машины на таможенный терминал. Если же рейс достаточно долгий и дорогостоящий – только предоплата 50 % должна убедить вас в порядочности партнера.
4. Не отстраняйтесь от управления
Одна из самых крупных статей расхода перевозчика – топливо. Она сопоставима разве что с расходами на покупку нового тягача. Поэтому активно участвуйте в процессе организации заправок вашего транспорта в рейсе. Выдавая наличные водителю, вы подвергаетесь опасности упустить контроль над всем процессом. Нередко водители пользуются таким доверием и заправляют ваши автомобили где-нибудь на обочине самым дешевым, а нередко даже печным топливом, покупая чеки для отчетности тут же, у дороги, якобы с брендовой станции. Суррогат чаще всего делают из газового конденсата (распознать можно по резкому запаху газа или ацетона из бака), и стоит такое топливо почти вдвое дешевле дизельного. Пока самым удобным средством контроля заправок остается топливная карта. Именно с ее помощью сегодня управлять процессами эффективнее всего: можно выбрать и «открыть» для карты конкретные станции с выгодной ценой для каждого рейса, разрешить там заправку необходимого количества топлива, получить подробное электронное сообщение сразу после транзакции или даже увидеть online сам процесс заправки.
5. Не идите на поводу у копеечной выгоды
Опыт контроля качества топлива на станциях показывает, что сети АЗС крупных брендов как на Западе, так и в России имеют мощную и многоступенчатую систему контроля качества, «проколы» там практически исключены. Топливо на этих станциях не самое дешевое, но разница в цене не настолько велика, чтобы испытывать автомобили на выносливость и ставить под удар вашу деловую репутацию. Важно, чтобы компания, выдавшая вам топливную карту, регулярно проводила дополнительный независимый контроль качества топлива на станциях, где заправляется ваш транспорт. Узнайте о результатах таких проверок у своего партнера и скорректируйте инструктаж водителей перед рейсом.
6. Не забывайте о контроле над расходами
Практика показывает, что введением элементарного контроля транспортная компания может экономить в месяц до 200 евро на автомобиле. При 50 автомобилях – это 10 000 евро (!) ежемесячной экономии. Однако, по нашим данным, только 10-12% перевозчиков регулярно уделяют этому время. Начните с ежемесячного анализа фактур. Проверьте, как и почему менялись ваши расходы, что было месяц, полгода, год назад. Электронный архив фактур вы найдете на сайте компании, выдавшей вам топливные карты. Еще лучше ежедневно контролировать и анализировать расход ваших автомобилей, не дожидаясь фактуры. Нужную опцию вы найдете на сайте эмитента топливных карт. Не упускайте возможности сразу же позвонить водителю в случае сомнительной заправки, тем самым вы создадите эффект присутствия.
7. Не упускайте возможности сэкономить
Вот два простых и дешевых способа экономить на топливе.
Первый. Не нужно ждать от водителя, что он выберет на трассе самое выгодное для вас и безопасное для автомобиля место заправки. Свяжитесь с вашим куратором из компании, выдавшей вам карты, и узнайте у него о наиболее выгодных предложениях в тех регионах, куда планируется поездка. Составьте для водителя план и требуйте его исполнения. Перевозчики в большинстве своем игнорируют этот метод, не желая тратить время, а зря. Уделите этому пару минут в неделю, и результат не заставит себя долго ждать.
Второй. Позвоните своему автодилеру и попросите провести для ваших водителей школу вождения. Как правило, продавцы автомобилей делают это охотно и бесплатно. Обяжите всех (!) своих водителей пройти курс. Практика показывает: 30 – летний опыт вождения не всегда помогает правильно пользоваться современной техникой. Водители в подавляющем большинстве не умеют ездить экономно, неправильно пользуются коробкой передач и акселератором.
Пользуясь случаем, попросите у представителя автодилера проверить давление в шинах. Отклонение от нормы «съедает» не только резину, но и дополнительно 3-5% топлива.
8. Не верьте сказкам
«Недоливы» остаются у водителей самым популярным оправданием недостачи топлива в баке. Некоторые из них пытаются таким образом списать на обман операторов по 80-100 литров. Откроем вам два секрета. Первый. На самом деле наши многолетние проверки станций ни разу не выявили недолив более чем 4 литра на 1000. Это случилось лишь однажды, и эта погрешность составила всего 0,4% (при норме в 0,25%), но не 10-15%, о которых могут вам рассказать водители. Второй. Чтобы прекратить «недоливы», предупредите водителя, что претензии на работу колонок от него будут приниматься только непосредственно с АЗС после заправки, а не через неделю в вашем офисе.
Другая беда перевозчика – перерасход топлива. Как ранее, так и сейчас нередкой причиной увеличения «аппетита» автомобиля, кроме плохих дорог и российских морозов, остается недобросовестность водителя, именно слив топлива из бака вашего автомобиля для собственных нужд. Казалось, что не дешевые датчики GPS способны решить вопрос. Не тут-то было. Современные технологии оказались не в состоянии искоренить мошенничество. Чтобы датчики не зарегистрировали слив, топливо в те же канистры льется теперь с «обратки» во время движения. Постарайтесь перекрыть эту лазейку, а для выяснения реального расхода топлива достаточно иногда просто отправить автомобиль в рейс с другим водителем. Этими простыми способами вы сможете экономить тонны топлива ежегодно.
9. Не бывает мелочей
Многолетний опыт подсказывает, что для компании международных автоперевозок выгоднее иметь не карту с 5-6 заправками в каком-нибудь одном районе, а ту карту, которая, кроме широкой сети заправочных станций на важных евроазиатских транспортных артериях, принимает также для оплаты дорог, паромов, конвоев, стоянок, моек. Кроме явного удобства, это говорит о серьезности партнера и позволит вам рассчитывать на снижение издержек при использовании всех возможностей карты.
10. Не уставайте повторять
Риски перевозчика сопоставимы с рисками командира разведывательного подразделения: ежеминутно существует опасность чьей-то ошибки. Успех зависит от правильных решений десятков людей, а ответственность лежит на вас. Безусловно, водитель в этой сложной схеме играет если не главную, то одну из ключевых ролей. От его подготовки, аккуратности, внешнего вида, культуры общения и, конечно, лояльности зависит как результат конкретного рейса, так и впечатление о вашей компании, которое остается у партнеров. А это значит, что водитель способен влиять на будущее вашего бизнеса. Поэтому, как в армии перед выполнением ответвленного задания, проведите инструктаж исполнителей – начните с подготовки и проверки техники, дайте четкие указания по плану движения и заправок, напомните водителю о важности его миссии и обязанностях на загрузке-разгрузке, границе, таможне и т.д. И не забудьте о работе над ошибками после его возвращения.
11. Не упустите главного
В мире, где мы живем, самым важным остается умение строить и сохранять отношения. В семье, с партнерами, коллегами, персоналом. На это опираются настоящие счастье и успех. Материал подготовлен эмитентом топливных карт Е100.